Gestiunea schimbărilor în proiectele cu termen impus de reglementator

         

de Bogdan Marin

Reglementările și consecințele nerespectării lor 

În unele industrii se aplică reglementări specifice. Spre exemplu, în domeniul bancar cerințele de raportare impuse de Banca Națională (BNR) după o anumită metodologie de calcul și până la anumite termene, pot avea impact direct în costurile băncilor, dacă acestea nu respectă reglementările referitoare la capital și lichiditate (Basel). În transportul aerian internațional de pasageri sunt cerințe drastice de raportare a datelor pasagerilor înainte de sosirea în țările destinație pentru aspecte de securitate sau sănătate (prevenția și controlul bolilor). Alte reglementări afectează deopotrivă toate industriile, spre exemplu implementarea e-factură. Nerespectarea termenelor impuse de reglementările specifice, poate duce la amenzi sau alte sancțiuni financiare din partea reglementatorilor. Relațiile cu autoritățile de reglementare pot fi deteriorate. Eșecul de a respecta reglementările poate afecta negativ percepția părților interesate (stakeholderilor externi și interni), conducând astfel la afectarea reputației. Întârzierile mai pot însemna și pierderea unor oportunități strategice, cum ar fi lansarea unui produs inovator într-un moment optimal pe piață.  

Surse ale schimbărilor în proiectele cu termen impus de reglementator 

În alt tip de proiecte este posibila menținerea scopului și a consumului de resurse în anumite limite, însă prin extinderea perioadei  de implementare. În condițiile proiectelor cu termen impus, perimetrul scopului proiectului cât și resursele alocate sunt adesea supuse  unor presiuni extreme. Adăugând criticitatea consecințelor nerespectării termenului fix, se poate concluziona că gestionarea schimbărilor în cadrul proiectelor cu termen impus de un reglementator este o provocare colosală pentru managerii de proiect. De aceea, schimbările de reglementări aduc în mod inerent provocări referitoare la definirea cerințelor, adesea cerințele fiind insuficient identificate sau detaliate. Părțile interesate (stakeholderii) pot forța uneori perimetrul proiectului (scopul) pentru a adresa aspecte conexe. Condiții neașteptate din contextul proiectului (de exemplu, limitări ale infrastructurii) pot declanșa modificări importante ale scopului proiectului. Din punct de vedere extern, însuși reglementatorul își poate clarifica impactul propriei reglementări, astfel că poate reveni cu modificări care implică schimbări semnificative implementatorului.  

Gestionarea eficientă a schimbărilor pentru a respecta termenul impus  În contextul complex descris anterior, schimbările sunt adesea inevitabile. Din experiența practică întâlnită, am grupat în 4 arii recomandările pentru a gestiona eficient aceste schimbări.  

1. Organizarea adaptivă a planificării proiectului

De regulă, se începe cu structurarea proiectului în module sau componente, care pot fi adaptate sau reconfigurate independent, crescând flexibilitatea abordării proiectului. Apoi, se continuă cu o planificare detaliată și realistă, care include și alocare  de timp (buffer) pentru schimbările neprevăzute. În locul unei abordări rigide, e recomandată crearea unui cadru de lucru care să permită ajustări rapide a planificării în funcție de schimbările care apar.  

2. Urmărirea progres-ului și luarea de decizii rapide

Utilizarea de iterații scurte pentru a evalua progresul și a face ajustări frecvente ajută în astfel de proiecte. Aceasta permite identificarea rapidă a deviațiilor de la planificare și realocarea sarcinilor sau resurselor. Permite, de asemenea, echipelor să răspundă rapid la schimbări fără a compromite termenul sau celelalte obiective de proiect. O astfel de abordare, facilitează activarea planurilor de rezervă pentru a răspunde prompt în cazul materializării riscurilor.  

3. Controlul schimbărilor 

Se stabilește fără echivoc care sunt elementele critice ale proiectului și care pot fi ajustate sau eliminate dacă este necesar. Se agreează un proces clar de aprobare a schimbărilor pentru a menține controlul asupra deciziilor. Se asigură că toate părțile interesate(stakeholderii) sunt la curent cu posibilele schimbări și conștientizează impactul acestora.  

4. Comunicare și colaborare

E obligatoriu să fie menținute deschise canalele de comunicare cu toate părțile interesate(stakeholderii). Acest lucru permite o mai bună înțelegere a impactului schimbărilor și facilitează colaborarea pentru găsirea celor mai bune soluții. Se lucrează îndeaproape cu furnizorii , pentru a ne asigura că sunt continuu aliniați la planificarea adaptivă a proiectului. Prin implementarea acestor practici, managerii de proiect se pot asigura că proiectele lor rămân pe cursul corect chiar și în fața schimbărilor neașteptate, respectând astfel termenele fixe impuse de reglementări, fără a sacrifica calitatea sau alte obiective ale proiectelor. Această abordare necesită o mentalitate deschisă, gata să accepte schimbarea ca parte integrantă a procesului de management al proiectelor.  Studiu de caz: domeniu bancar   O metodă tipică pentru planificarea proiectelor cu termen impus o constituie metoda lanțului critic (critical chain, diferit de critical path). Am aplicat această metodă într-un proiect bancar de raportare Basel 2 (Risk Wighted Assets) cu termen impus de reglementatori naționali și internaționali. Acest proiect a constat în implementarea sistemului central de dată warehouse (DW) al băncii, alimentarea modelului central cu date din toate sistemele-sursă relevante și calcularea riscului ponderat al activelor bancare într-un model de date dedicat. Am preluat proiectul într-un moment ce necesită un „turn around” pentru a reuși livrarea la termenul impus. Unul din elementele cheie l-a reprezentat adoptarea metodei lanțului critic. Utilizarea practică a metodei a constat în estimarea tuturor activităților cu durata de cel puțin 5 zile și obținerea de valori minimale și maximale ale acestor durate. Planificarea activităților s-a realizat pe durata medie a fiecărei activități. Din diferențele dintre valorile maximale și cele medii ale duratelor activităților s-a constitut un tampon global de timp (buffer)  la nivelul proiectului. Acesta a fost plasat pe lanțul critic al activităților, între ultima de zi planificată a proiectului și termenul impus de reglementator. Rolul tamponului a fost de a proteja termenul limită impus. A reieșit o planificare pe 6 luni cu untampon de timp (buffer) de aproximativ 20 de zile lucrătoare, suficient pentru reașezarea și livrarea sarcinilor 

Monitorizarea săptămânală a proiectului avea în vedere și eventuala actualizare a consumului de timp din „buffer”, respectiv durata în zile rămase a tamponului. Aceasta a constituit și o scurtătură de diagnosticare a progresului proiectului: proporția neconsumată din buffer/tampon față de proporția de timp rămasă până la termenul impus. Detalierea metodei ,,the critical chain method” poate fi consultată  în „The definitive guide to project management. The fast track to getting the  job done on time and on budget”, Nokes, Kelly, FT Prentice Hall, 2003. Studiu de caz –  transport aerian  

În contextul înăspririi amenzilor aplicate de autorități pentru nerespectarea obligațiilor de raportare cu precizie de 100% a pasagerilor transportați cu aeronavele unei companii de transport aerian, a fost demarat un proiect de trecere la conexiuni online cu soluții software de management al îmbarcărilor (Departure Control Systems) și de comunicații proprii, implementate peste infrastructura operatorilor aeroporturilor internaționale din 80 de orașe din lume. Datorită numărului mare de aeroporturi, infrastructurii eterogene cât și a necesității de testare individuală în fiecare aeroport, nu era fezabilă implementarea într-un termen foarte scurt. Înțelegând complexitatea proiectului, ne-am asumat depășirea termenului de implementare, dar am împărtășit reglementatorului, transparent, eforturile de implementare. Planul de rezervă activat pentru a răspunde la inevitabila materializare a riscurilor, a luat în calcul: 

• ajustări temporare ale operațiunilor la sol pentru a nu permite modificări de ultim moment a listelor de pasageri îmbarcați; 
• comunicare săptămânală, în mod transparent, a situației proiectului către autorități, pentru a arăta buna credință a operatorului de transport aerian și pentru a primi clemență în ceea ce privește emiterea unor noi amenzi.  

Studiu de caz: transport aerian   În contextul înăspririi amenzilor aplicate de autorități pentru nerespectarea obligațiilor de raportare cu precizie de 100% a pasagerilor transportați cu aeronavele unei companii de transport aerian, a fost demarat un proiect de trecere la conexiuni online cu soluții software de management al îmbarcărilor (Departure Control Systems) și de comunicații proprii, implementate peste infrastructura operatorilor aeroporturilor internaționale din 80 de orașe din lume. Datorită numărului mare de aeroporturi, infrastructurii eterogene cât și a necesității de testare individuală în fiecare aeroport, nu era fezabilă implementarea într-un termen foarte scurt. Înțelegând complexitatea proiectului, ne-am asumat depășirea termenului de implementare, dar am împărtășit reglementatorului, transparent, eforturile de implementare. Planul de rezervă activat pentru a răspunde la inevitabila materializare a riscurilor, a luat în calcul: 

• ajustări temporare ale operațiunilor la sol pentru a nu permite modificări de ultim moment a listelor de pasageri îmbarcați; 
• comunicare săptămânală, în mod transparent, a situației proiectului către autorități, pentru a arăta buna credință a operatorului de transport aerian și pentru a primi clemență în ceea ce privește emiterea unor noi amenzi.