de Bogdan Marin
Reglementările și consecințele nerespectării lor
În unele industrii se aplică reglementări specifice. Spre exemplu, în domeniul bancar cerințele de raportare impuse de Banca Națională (BNR) după o anumită metodologie de calcul și până la anumite termene, pot avea impact direct în costurile băncilor, dacă acestea nu respectă reglementările referitoare la capital și lichiditate (Basel). În transportul aerian internațional de pasageri sunt cerințe drastice de raportare a datelor pasagerilor înainte de sosirea în țările destinație pentru aspecte de securitate sau sănătate (prevenția și controlul bolilor). Alte reglementări afectează deopotrivă toate industriile, spre exemplu implementarea e-factură. Nerespectarea termenelor impuse de reglementările specifice, poate duce la amenzi sau alte sancțiuni financiare din partea reglementatorilor. Relațiile cu autoritățile de reglementare pot fi deteriorate. Eșecul de a respecta reglementările poate afecta negativ percepția părților interesate (stakeholderilor externi și interni), conducând astfel la afectarea reputației. Întârzierile mai pot însemna și pierderea unor oportunități strategice, cum ar fi lansarea unui produs inovator într-un moment optimal pe piață.
Surse ale schimbărilor în proiectele cu termen impus de reglementator
În alt tip de proiecte este posibila menținerea scopului și a consumului de resurse în anumite limite, însă prin extinderea perioadei de implementare. În condițiile proiectelor cu termen impus, perimetrul scopului proiectului cât și resursele alocate sunt adesea supuse unor presiuni extreme. Adăugând criticitatea consecințelor nerespectării termenului fix, se poate concluziona că gestionarea schimbărilor în cadrul proiectelor cu termen impus de un reglementator este o provocare colosală pentru managerii de proiect. De aceea, schimbările de reglementări aduc în mod inerent provocări referitoare la definirea cerințelor, adesea cerințele fiind insuficient identificate sau detaliate. Părțile interesate (stakeholderii) pot forța uneori perimetrul proiectului (scopul) pentru a adresa aspecte conexe. Condiții neașteptate din contextul proiectului (de exemplu, limitări ale infrastructurii) pot declanșa modificări importante ale scopului proiectului. Din punct de vedere extern, însuși reglementatorul își poate clarifica impactul propriei reglementări, astfel că poate reveni cu modificări care implică schimbări semnificative implementatorului.
Gestionarea eficientă a schimbărilor pentru a respecta termenul impus În contextul complex descris anterior, schimbările sunt adesea inevitabile. Din experiența practică întâlnită, am grupat în 4 arii recomandările pentru a gestiona eficient aceste schimbări.- Organizarea adaptivă a planificării proiectului
- Urmărirea progres-ului și luarea de decizii rapide
- Controlul schimbărilor
- Comunicare și colaborare
Monitorizarea săptămânală a proiectului avea în vedere și eventuala actualizare a consumului de timp din “buffer”, respectiv durata în zile rămase a tamponului. Aceasta a constituit și o scurtătură de diagnosticare a progresului proiectului: proporția neconsumată din buffer/tampon față de proporția de timp rămasă până la termenul impus. Detalierea metodei ,,the critical chain method” poate fi consultată în “The definitive guide to project management. The fast track to getting the job done on time and on budget”, Nokes, Kelly, FT Prentice Hall, 2003. Studiu de caz – transport aerian
În contextul înăspririi amenzilor aplicate de autorități pentru nerespectarea obligațiilor de raportare cu precizie de 100% a pasagerilor transportați cu aeronavele unei companii de transport aerian, a fost demarat un proiect de trecere la conexiuni online cu soluții software de management al îmbarcărilor (Departure Control Systems) și de comunicații proprii, implementate peste infrastructura operatorilor aeroporturilor internaționale din 80 de orașe din lume. Datorită numărului mare de aeroporturi, infrastructurii eterogene cât și a necesității de testare individuală în fiecare aeroport, nu era fezabilă implementarea într-un termen foarte scurt. Înțelegând complexitatea proiectului, ne-am asumat depășirea termenului de implementare, dar am împărtășit reglementatorului, transparent, eforturile de implementare. Planul de rezervă activat pentru a răspunde la inevitabila materializare a riscurilor, a luat în calcul:
- ajustări temporare ale operațiunilor la sol pentru a nu permite modificări de ultim moment a listelor de pasageri îmbarcați;
- comunicare săptămânală, în mod transparent, a situației proiectului către autorități, pentru a arăta buna credință a operatorului de transport aerian și pentru a primi clemență în ceea ce privește emiterea unor noi amenzi.
- ajustări temporare ale operațiunilor la sol pentru a nu permite modificări de ultim moment a listelor de pasageri îmbarcați;
- comunicare săptămânală, în mod transparent, a situației proiectului către autorități, pentru a arăta buna credință a operatorului de transport aerian și pentru a primi clemență în ceea ce privește emiterea unor noi amenzi.