Comunicarea eficientă în echipele de proiect - Project Management Institute Romania

de Tanure Mambet Cakir

Pentru a asigura succesul în managementul de proiect, este crucial să avem o comunicare deschisă, clară și transparentă. Aceasta presupune o bună cunoaștere a echipelor și stabilirea clară a obiectivelor și așteptărilor, astfel încât fiecare membru al echipei să înțeleagă precis ce se așteaptă de la el. Mai mult, oferirea de suport continuu și menținerea încrederii prin feedback constant sunt elemente esențiale. Acest lucru implică atât recunoașterea realizărilor, cât și abordarea deschisă a problemelor, încurajându-se membrii echipei să propună soluții și sugestii la orice provocare. Un astfel de mediu nu doar că va face echipa să se simtă valorizată și implicată, dar va și crea o atmosferă de lucru plăcută, menținând un moral ridicat, ceea ce va duce, în cele din urmă, la rezultate eficiente.

În cazul unui proiect în care sunt implicate mai multe echipe și în care lucrările se desfășoară etapizat și sunt interdependente, adoptarea unor metode de comunicare eficiente poate spori semnificativ succesul proiectului. Spre exemplu, pentru un proiect de construcții, lipsa unei comunicări eficiente poate conduce la suprapunerea lucrărilor de execuție când nu este cazul sau mai rău, la necesitatea demolării lucrării anterioare pentru implementarea următoarei etape de construcție. Acest lucru se traduce în costuri suplimentare și întârzieri semnificative. Pe de altă parte, adoptarea unei metode de comunicare clară și structurată, permite uo bună administrare a riscurilor, colectarea informațiilor importante pentru luarea deciziilor rapide în planificarea și urmărirea progresului proiectului.

Proiectele cu echipe multiculturale aduc provocări suplimentare în zona de comunicare. Ca manager de proiect, este important să știm să valorificăm diversitatea culturală ți să ne asigurăm că toate comunicările sunt înțelese corect. La succesul proiectelor contribuie deopotrivă și comunicările de status dar și comunicarea deschisă și transparentă în cadrul echipei.

Adesea, o comunicare deficitară la nivelul proiectului se traduce în livrabile deficitare, ne-ancorate în realitatea și în scopul proiectului, și acest lucru se poate datora suprapunerii ne-realiste a activităților și implicit, a întârzierii executăriiactivităților următoare. Odată început proiectul, managerul de proiect este persoana cheie care distribuie sarcinile la nivelul echipelor și care face echipa conștientă de respectarea termenelor importante, printr-o comunicare eficientă, oferindu-și suportul ori de câte ori este necesar prin asigurarea transparenței și oferind sprijin oriunde este necesar.

Deficiențele de comunicare pot deraia proiectele de la traseul critic, provocând întârzieri în lanț. Identificarea și gestionarea dependențelor sunt vitale pentru evitarea acestora. Comunicarea constantă este esențială pentru raportarea succeselor, întârzierilor, problemelor și riscurilor.

Un bun manager de proiect este întotdeauna conștient că succesul proiectului depinde și de calitatea actului de comunicare, astfel că va ține cont de următoarele aspecte:

Planificarea comunicării – este esențială și implică programarea resurselor ce urmează a fi folosite în eficientizarea transmiterii informației. Softurile de management de proiect, instrumentele de prezentare grafică și stabilirea unei frecvențe adecvate pentru ședințele de progres sunt aspecte care trebuie clarificate de la început și ajustate pe parcursul executării lucrării. Pe șantiere, instrumentele de planificare sunt de obicei gestionate de echipele de planificare, ceea ce face dificilă pentru șefii de șantier urmărirea în timp real a livrabilelor și a progresului proiectului. Ședințele fără agende prestabilite, fiind principala metodă de comunicare a progresului, pot genera întârzieri și lipsa de sincronizare în lucrări. În contrast, companiile care adoptă planuri de construcție digitalizate, oferind acces la informații în timp real au o mai bună organizare, un control eficient al bugetului și respectarea termenelor de execuție.

Comunicarea verticală și orizontală – reprezintă fundamentul unei organizații cu roluri și responsabilități bine definite. Absența unei politici clare în acest domeniu poate genera probleme semnificative în dinamica internă. În primul rând, comunicarea verticală, respectând ierarhia, este esențială; ignorarea acesteia și apelarea directă la superiori pot submina autoritatea managerilor imediați, provocând conflicte. Pe de altă parte, o interpretare rigidă a acestei politici poate induce teamă în rândul angajaților de a se adresa superiorilor lor direcți, ceea ce poate restricționa drepturile și poate alimenta un mediu de muncă tensionat prin răspândirea temerilor.

(sursa DALLE)

Comunicarea internă, atât formală cât și informală, este crucială pentru a menține echipele informate. Ascultarea activă și feedback-ul constructiv amplifică încredere

a de sine a membrilor echipei și stimulează un mediu de lucru pozitiv. Diversitatea culturală în echipele multiculturale poate aduce provocări în comunicare, necesitând claritate și atenție la îmbunătățirea comunicării interculturale.

Ascultarea activă și feedback-ul constructiv sunt esențiale pentru o comunicare eficientă, care, la rândul ei, influențează pozitiv moralul echipei și conduce la rezultate consistente. Este vital ca fiecare membru să fie conștient de contribuția sa și de importanța rolului său în cadrul echipei, fapt ce amplifică încrederea de sine și stimulând un mediu de lucru pozitiv.

Diversitatea culturală și lingvistică reprezintă un dublu tăiș, având capacitatea de a genera multiple provocări în procesul comunicării. Aceste dificultăți

pot varia de la interpretări inadecvate ale caietelor de sarcini sau ale instrucțiunilor tehnice, până la apariția neînțelegerilor și ofenselor, determinate fie de traduceri imprecise realizate cu ajutorul instrumentelor automatizate, fie de interpretările eronate ale mesajelor.

În concluzie, adoptarea practicilor eficiente de comunicare reprezinta un pilon central pentru colaborarea armonioasă în echipele de proiect. Focalizarea pe schimbul eficient de informații, integrarea tehnologiei și cultivarea unei culturi a deschiderii sunt esențiale în atingerea succesului proiectului.

(sursa DALLE)

by Tanure Mambet Çakir

To ensure success in project management, it is crucial to have open, clear, and transparent communication. This involves a good understanding of teams and the clear establishment of goals and expectations, so each team member precisely understands their role. Furthermore, providing continuous support and maintaining trust through constant feedback are essential elements. This includes both recognizing achievements and addressing issues openly, encouraging team members to propose solutions and suggestions for any challenge. Such an environment not only makes the team feel valued and engaged but also creates a pleasant working atmosphere, maintaining high morale, ultimately leading to efficient results.

In the case of projects involving multiple teams with phased and interdependent work, adopting effective communication methods can significantly enhance project success. For example, in a construction project, ineffective communication can lead to the overlapping of construction tasks or, worse, the need to demolish completed work for the implementation of the next construction phase. This translates into additional costs and significant delays. On the other hand, adopting clear and structured communication methods allows for effective risk management, collecting crucial information for quick decision-making in project planning and progress tracking.

Projects with multicultural teams bring additional communication challenges. As a project manager, it is important to leverage cultural diversity and ensure that all communications are correctly understood. Success in projects is equally contributed to by status reports and open, transparent communication within the team.

Often, poor communication at the project level results in deficient deliverables, not anchored in the project’s reality and purpose. This may be due to unrealistic overlap of activities, leading to delays in subsequent tasks. Once the project begins, the project manager plays a key role in distributing tasks among teams and making the team aware of important deadlines through efficient communication, providing support whenever necessary by ensuring transparency and offering assistance where needed.

Communication deficiencies can derail projects from the critical path, causing chain delays. Identifying and managing dependencies are vital to avoid these issues. Constant communication is essential for reporting successes, delays, issues, and risks.

A good project manager is always aware that project success depends on the quality of communication, considering the following aspects:

Communication Planning – Essential and involves scheduling resources to enhance information transmission efficiency. Project management software, graphical presentation tools, and establishing an appropriate frequency for progress meetings are aspects that need clarification from the beginning and adjustments during work execution. Digitalized construction plans, providing real-time information access, lead to better organization, efficient budget control, and adherence to execution deadlines.

Vertical and Horizontal Communication – The foundation of an organization with well-defined roles and responsibilities. The absence of a clear policy in this area can generate significant problems internally.

Vertical communication, respecting hierarchy, is essential; ignoring it and directly approaching superiors can undermine the authority of immediate managers, causing conflicts. On the other hand, a rigid interpretation of this policy can instil fear among employees, restricting rights, and fuelling a tense work environment through the spread of fears.

(sources: DALL·E)

Internal communication, both formal and informal, is crucial to keep teams informed. Active listening and constructive feedback amplify the team members’ self-confidence and stimulate a positive working environment. Cultural diversity in multicultural teams can bring communication challenges, requiring clarity and attention to improving intercultural communication.

Active listening and constructive feedback are essential for efficient communication, positively influencing team morale and leading to consistent results. It is vital for each member to be aware of their contribution and the importance of their role within the team, enhancing self-confidence and stimulating a positive working environment.

Cultural and linguistic diversity represents a double-edged sword, capable of generating multiple challenges in the communication process. These difficulties can range from inadequate interpretations of specifications or technical instructions to misunderstandings and offenses caused by inaccurate translations using automated tools or erroneous interpretations of messages.

In conclusion, adopting effective communication practices is a central pillar for harmonious collaboration in project teams. Focusing on efficient information exchange, integrating technology, and cultivating a culture of openness are essential to achieving project success.

(source: DALL·E)

Monica Pirvu

Monica Pirvu

Autentificare

Înregistrare